Todos desejamos que houvesse mais tempo no dia.
Quando o dia acaba e olhamos para trás sobre o que realizamos, muitas vezes nos perguntamos onde passamos todas as horas restantes do dia.
Se você é como a maioria das outras pessoas no mundo, a gestão do tempo pode ser um problema. Estamos todos um pouco sobrecarregados.Dizemos sempre coisas como “não há tempo suficiente no meu dia”, ou “não sei onde vou encontrar o tempo” e “eu nunca tenho tempo para mim”.
Nesse contexto, gerenciar eficazmente o tempo é uma habilidade que tantos desejam, mas pouco tem realmente. Nós pensamos que nunca temos tempo suficiente porque estamos tão ocupados respondendo aos problemas da vida que não reservamos nada para o planejamento.
E, quando parecemos liberar apenas um pouco de tempo para nós mesmos, somos atingidos com algo que simplesmente temos que terminar com urgência.
Parece que, mesmo quando não estamos lidando com problemas, não conseguimos encontrar o tempo para gerenciar nossas tarefas diárias.
Então como fazer uma organização pessoal e administração do tempo?
A gestão do tempo começa com a organização qualquer um pode gerenciar eficientemente seu tempo, desde que se organizem primeiro.
Sem organização, é difícil ver exatamente o que precisa ser realizado no dia e quão importante cada uma dessas coisas é para seus objetivos de longo prazo.
Quando você se organiza com o seu tempo, você não só aumenta sua capacidade de gerenciar suas tarefas diárias de forma eficaz, como também aumenta a probabilidade de colocar o tempo no que realmente conta, como aqueles objetivos de longo prazo que você quer atingir (ter mais tempo com a família, ter mais tempo para outros projetos no trabalho, etc.).
Se você nunca fez nenhuma configuração de metas no passado, agora é hora de começar porque é um pré-requisito imprescindível absoluto para o gerenciamento eficaz do tempo.
Definição de metas: A definição de metas é apenas uma parte no processo de gerenciamento de tempo efetivo. No entanto, ajuda a definir o campo de jogo, porque se você não sabe o que está te orientando, pode fazer seus dias e gerenciamento de tempo cada vez mais frustrantes.
Se você quer gerenciar seu tempo de forma eficiente e conquistar cada vez mais no processo, então você precisa se certificar de que é claro e conciso com o que deseja da vida e, posteriormente, o seu dia.
Passo 1:
Definindo objetivos claros uma necessidade absoluta antes de ser capaz de gerenciar seu tempo efetivamente é estabelecer metas claras sobre o que você deseja na vida.
Você pode pensar que já sabe o que deseja, mesmo se não definiu metas no papel.
Se este for o caso, você está muito errado.
Por quê? Porque definir metas claras no papel é notavelmente diferente do que simplesmente configurá-las em sua cabeça.
Se você se envolver na definição de metas passivas, então provavelmente não terá um bom controle na sua gestão do tempo. Isso pode levar a uma frustração severa, porque no fundo da sua mente você pode saber o que deseja, mas não organizou esses desejos em objetivos claros. Eles não se tornaram algo intrínseco a você.
Ajuste ativamente seus objetivos, decidindo exatamente o que você quer, quando quiser, e porque quer. Você precisa ser absolutamente preciso ao fazer isso.
Não tenha medo de escrever exatamente o que deseja nos mínimos detalhes. Não basta dizer que quer muito dinheiro, diga a quantidade exata de dinheiro que deseja, qual data específica deseja alcançar essa meta e porque quer atingir esse objetivo.
Passo 2:
Organização: o segundo passo no gerenciamento efetivo do tempo é a organização. Você precisa se organizar se quiser gerenciar adequadamente seu tempo.
Mas como você se organiza? Precisa definir seus objetivos. Se não fez isso, então pare de ler e faça isso agora. Uma vez que estabeleceu seus objetivos, deve organizá-los.
Quais são seus objetivos de longo prazo?
Quais são seus objetivos a curto prazo?
Quebre seus objetivos de longo prazo em marcos, para que você tenha um alvo que está te orientando para cada mês, semana e dia.
Quando você sabe o que deseja realizar dentro de um ano, pode dividir isso facilmente em metas mensais, semanais e diárias.
Depois de ter sua lista de objetivos organizados em marcos, então já sabe o que você está buscando. Quando acorda de manhã, pode ter uma melhor sensação de propósito.
Isso também ajudará a garantir que esteja fazendo um pouco a cada dia com esses objetivos, não importa quão pequenos sejam seus objetivos.
Quando você pode organizar metas em marcos e coloca essa lista na sua frente, sua mente não pode ignorar o que precisa ser feito. Se optar por não se organizar, sua mente terá mais trabalho para te orientar aos seus objetivos.
Passo 3:
Priorização: o melhor sistema de priorização que encontramos divide as atividades em quatro quadrantes com base em dois fatores: urgência e importância.
Então, no seu dia, uma tarefa pode ser categorizada por esses dois fatores, e você deve agir de acordo com a classificação da tarefa.
Quadrante 1 – Emergências e crises: urgente e importante é gerenciar crises e problemas de curto prazo.
Quadrante 2 – Objetivos de longo prazo: não urgente, mas é importante focar em metas estratégicas de longo prazo.
Quadrante 3 – Interrupções: urgente, mas não importante, evitando distrações e interrupções.
Quadrante 4 – Distrações: não urgente e não importante, que devem ter limitadas as atividades de desperdício de tempo.
Quando você olha sua lista de metas e tarefas diárias, pode categorizar à área em que cada uma delas se enquadra.
A melhor maneira de instituir este método de forma eficaz, é passar a primeira semana rastreando tudo o que você faz. Onde você gasta o seu tempo? Anote.
Se você gastou 15 minutos fazendo chamadas telefônicas para seus clientes, anote isso.
Se você gastou 1 hora no supermercado, anote também.
No final de cada dia durante a primeira semana, escreva o quadrante ao lado de cada tarefa. Quanto do seu tempo você gastou assistindo televisão (Quadrante 4), ou trabalhando em seus objetivos de longo prazo (Quadrante 2), ou lidando com emergências ou crises em sua vida (Quadrante 1), e assim por diante.
Após a primeira semana, veja quanto tempo você gastou em cada quadrante. O objetivo na vida é gastar mais tempo no Quadrante 2 e menos tempo no Quadrante 4. Quanto tempo você gastou no Quadrante 2?
Depois de completar este exercício, pegue sua lista diária de tarefas e anote o quadrante em cada uma delas. Às vezes, não podemos ver o quanto tempo estamos perdendo, a menos que olhemos dessa maneira.
Passo 4:
Combatendo a procrastinação: uma das partes mais difíceis da gestão do tempo é a procrastinação.
Como evitá-la? Bem, podemos definir todos os objetivos que gostaríamos de organizar e priorizar nosso tempo, mas se não pudermos acompanhar nossa lista de coisas a fazer a cada dia, estamos perdendo nosso tempo.
Então, como podemos evitar isso? A procrastinação é uma das maiores medidas de dissuasão para nossos objetivos. Todos nós dizemos que queremos realizar algo, mas quando se trata de gerenciar nosso tempo com algum senso de eficiência, não conseguimos fazer com que as coisas sejam cumpridas.
A procrastinação parece estar em todos os cantos.
No entanto, o único caminho a seguir contra a procrastinação é estar completamente atento ao que precisa ser feito. Se você pode definir metas claras e organizar e priorizar seu tempo, você estará bem no caminho para destruir qualquer propensão para a procrastinação.
Se nada disso funcionar, tente a regra de 15 minutos. Defina um temporizador no seu relógio, smartphone ou em qualquer outro lugar, e configure-o para fazer algo que você adiou por apenas 15 minutos.
Isso é tudo o que você precisa para se comprometer: 15 minutos. O que você perceberá é que um objeto em movimento permanece em movimento uma vez que você começar, provavelmente continuará.
A parte mais difícil é simplesmente começar! Como vocês fazem para gerenciar o tempo de vocês? Que dicas dariam a quem tem dificuldades na gestão do tempo?
Como administrar seu tempo no trabalho?
Para falar de administração do tempo, primeiro vou te fazer algumas perguntas: Você sente que falta tempo no seu dia para resolver todas as atividades?
Perde prazos de entrega ou simplesmente esquece-se de fazer aquela tarefa no trabalho? Passa do horário para finalizar suas demandas?
Esquece onde guardou algum arquivo importante?
Se você respondeu sim pra alguma dessas perguntas, você provavelmente está fazendo uma má administração do seu tempo e precisa de algumas dicas pra melhorar isso agora!
Nós já falamos aqui sobre os perigos da má gestão do tempo, que podem prejudicar sua empresa de várias formas, portanto, administrar seu tempo e do seu time deve ser prioridade.
O que é administração do tempo?
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, administrar o tempo não é controlar 100% do seu dia! Sabemos que isso é praticamente impossível! Administrar o tempo é você conseguir organizar seu tempo de forma a realizar suas tarefas em ordem de importância, de forma organizada e otimizada.
Quais as vantagens? A vantagem mais evidente em fazer uma boa administração do tempo é ter mais tempo para realizar suas tarefas. Porém, existem outros benefícios associados a essa prática.
Por exemplo, pessoas sem tempo apresentam maiores níveis de estresse, vivem correndo com suas atividades e entregando resultados medianos.
Portanto, fazendo uma boa administração do tempo você ganha tempo para realizar todas as suas tarefas dentro dos prazos, é mais produtivo e não tem problemas de estresse no trabalho.
Agora que você já sabe a importância de fazer uma boa administração do tempo, confira 8 dicas para começar esse processo no seu dia a dia!
- Mantenha o ambiente de trabalho organizado: organização é o primeiro passo para uma boa gestão do tempo. Você não precisa ser a pessoa mais organizada do mundo, porém, é necessário que seja o suficiente para não perder tempo “no meio da sua bagunça”.Tente criar uma lógica de organização. Tente pensar: quantas vezes você foi procurar um arquivo no seu computador e não lembrava como o nomeou?É esse tipo de erro que faz com que você perca tempo e precise refazer trabalhos! Portanto, pare para pensar qual a melhor forma de organização para você, pode ser anotando tudo num caderno, numa lista digital, criando regras e padrões para suas pastas, arquivos e documentos. A decisão é sua, mas é importante seguir uma única regra.
- Liste suas tarefas e atividades uma vez que você organizou o macro, você deve partir para o micro, identificando todas as suas atividades, rotineiras ou não. Feita a listagem de atividades, você deve organizá-las conforme prioridade e importância.Defina uma rotina de execução ou fluxo de tarefas diário ou semanal, e o mais importante: tente manter sua execução.
- Diferencie o que é urgente do que é importante, você já ouviu a frase:
“O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”?
Organizar as tarefas diferenciando-as entre importante e urgente, é algo muito utilizado e eficaz mundialmente. A definição mais conhecida e aplicada foi criada pelo Dr. Stephen R. Covey, em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.
Ele define as duas como:
Importante: São tarefas que exigem planejamento e mais tempo para execução, devem ser pensadas com antecedência.
Urgente: Algo que exige atenção imediata, motivado por prazos. A partir dessa definição, Covey desenvolveu a matriz urgente-importante, para melhorar a organização de tarefas.
Matriz urgente-importante: dessa forma, percebemos que existem 4 tipos de tarefas:
- Importantes e Urgentes: São consideradas “crises”, algo que pode afetar toda a empresa, tem grande impacto e precisa ser resolvido de imediato.
- Importante e não urgente: São tarefas que demandam atenção porque possuem grande relevância para a empresa, como metas e planejamento, porém podem ser desenvolvidas com mais tempo, seu prazo normalmente é mais longo.
- Não Importantes e urgentes: Normalmente tarefas que foram procrastinadas ou passaram do prazo, são resultado de falta de organização sua ou da equipe, podendo ser interrupções externas para você resolver.
- Não Importantes e Não Urgentes: Estas são as tarefas que você deve evitar ou não dar tanta atenção, uma vez que não são importantes ou urgentes. Sempre quando uma nova tarefa surgir, faça uma avaliação de onde se enquadra e assim, defina como vai lidar com ela.
- Tente manter uma rotina que te ajude a manter a execução das tarefas dentro do planejado.É importante reservar o tempo necessário para atividades rotineiras, assim, você não atrasa nenhum prazo e não esquece nenhuma atividade importante. Tenha um cronograma de atividades para a semana e para o dia, assim você poderá se organizar sempre que uma demanda surgir.
- Execute uma tarefa de cada vez, quando você tenta fazer tudo de uma só vez, acaba não fazendo nada. É importante organizar suas atividades e executá-las uma a uma, do começo ao fim, sem interrupções para fazer outras atividades.
Por que fazer isso? Ao começar uma atividade, você leva um tempo para entrar no ritmo, se concentrar no que precisa ser feito e como irá finalizar. Com as interrupções, levará muito mais tempo para realizar a mesma atividade.
- Use ferramentas de organização como a gestão do tempo que é algo muito relevante no mundo organizacional, diversas ferramentas foram criadas com o foco de otimizar esse processo nas empresas e times.Ferramentas de agenda, organização de tarefas, medição de tempo de tarefa e produtividade de time, são oferecidas no mercado e podem te proporcionar muitos benefícios.Por exemplo, ao usar um timesheet online para fazer o controle de horas trabalhadas por projeto, você não só automatiza esse processo, como vai possuir informações detalhadas sobre a sua produtividade.
As vantagens de usar ferramentas e apps para fazer a administração do tempo, normalmente são: automatização de processos, organização e centralização de atividades, redução de processos burocráticos e complicados e acesso a mais indicadores de resultado Integração de sistemas e equipes.
- Criar métricas para sua gestão, são muito importantes para qualquer empresa ou profissional, afinal, como você avalia algo sem algum indicador?
A era de avaliação a base de feeling e “achismos” acabou, agora as organizações são muito mais data driven.
Sendo assim, é importante definir métricas de desempenho pessoal e profissional. Comece definindo suas metas, um período de ação e forma de mensuração.
Por exemplo, você quer saber como está sua produção de relatórios. Para isso, define que esse é um indicador interessante medido por mês, portanto, vai analisar a produção durante um mês todo.
Crie um arquivo para anotar toda vez que produzir um relatório, e ao final do primeiro mês você terá seu indicador mensal. Faça o mesmo processo no mês seguinte e nos demais, logo você terá uma média da quantidade de relatórios que é capaz de produzir mensalmente, além de poder comparar esses valores entre si e identificar momentos que você foi mais produtivo ou improdutivo.
Fácil né? Agora é só montar os indicadores que gostaria de avaliar e começar!
8. Sempre Otimize seu processo uma vez que você começou a fazer uma boa administração do tempo, você não pode parar.
Mantenha o ritmo e sempre foque em otimizar seu processo, use as métricas de desempenho e avalie pontos para melhorar! Procure se informar sobre melhores formas de organização e gestão do tempo, como atualização e lançamento de novos softwares que possam te ajudar nesse processo.
Administrar o tempo não é algo simples no começo, principalmente para àqueles que se denominam “bagunceiros”, porém, isso é uma prática que exige persistência! Comece agora e logo você terá bons resultados! Pronto! Agora você tem todas as informações necessárias para aproveitar melhor o seu tempo e ser mais produtivo.
Como gerenciar seu tempo e ter uma semana ideal? Existem duas formas de viver a vida:
- A primeira é viver em busca dos seus objetivos, definindo propósitos e seguindo um plano que você idealizou.
- A segunda é viver por acidentes, reagindo ao que acontece sem você prever e sendo mandado e comandado por outras pessoas.
A primeira opção é proativa, a segunda é reativa.
Você precisa de uma agenda antes de ter uma Semana Ideal. Se você não usa uma agenda para controlar suas tarefas e vida, você está na segunda opção que citei logo acima.
Se você vive do acaso, se preocupa apenas com o que surge para ser feito no dia a dia, faz tarefas para várias pessoas (isso inclui seu chefe), resolve problemas a todo o momento e no final do dia parece que nada aconteceu.
Você não está totalmente no controle da sua vida! Não existe um segredo para organizar seu tempo. Não existe uma tática infalível que lhe dê mais tempo durante o dia.
Todos os dias são compostos de 24h, e você, mesmo sabendo que precisa de mais horas, não as terá.
Então, sinto te desapontar, mas não existe uma fórmula mágica para conseguir gerenciar todos os seus problemas, todas as tarefas que você tem que fazer.
Mas existe algo, particularmente mágico: agenda!
Se você realmente está em busca de uma vida melhor, mais feliz e com foco total na conquista dos seus sonhos, você precisa ter um mapa para conseguir chegar até eles. Esse mapa é uma junção de 4 coisas muito conhecidas: um plano, uma lista de tarefas, uma agenda e ação! Esses 4 elementos somados te darão de presente algo maravilhoso: a realização dos seus sonhos.
Um plano, eu acredito que você tenha, mesmo que não tenha escrito, está na sua mente em algum lugar. Uma lista de tarefas é algo mais simples, é basicamente tudo que você sabe que precisa fazer para conseguir chegar até seus objetivos.
Eu sei que as vezes você pode pensar que não tem um plano e nem sabe quais tarefas deve fazer, mas acredite, você tem isso na sua mente. Quando você está pensando na vida, você está planejando, definindo ideias e acaba, sem querer, dizendo para si o que precisa fazer. Pegue tudo isso e liste.
O que eu vou te ensinar é sobre como organizar este plano e tarefas. Lembrando que a definição da Semana Ideal deve estar focada e direcionada para seus objetivos e prioridades. Então, você verá que a semana ideal foi criada com foco nas prioridades atuais e nos objetivos.
Como definir uma Semana Ideal – os pontos mais importantes são as suas prioridades: antes de montar, você precisa saber exatamente quais são as suas prioridades.
Para isso, eu aconselho que você pegue uma folha em branco e liste os motivos pelos quais você quer ter mais tempo livre, ou simplesmente organizar sua vida. Defina também quais são seus objetivos, mesmo que para os próximos 3 meses. Se você tem como prioridade ficar mais tempo com sua família, liste isso.
Se acreditar que precisa ler mais, liste também. Se precisar perder peso ou praticar mais exercícios, coloque na lista. Tudo que for prioridade para você neste momento deve estar nesta listagem.
Lembre-se: cada pequeno passo, cada vitória diária, te levará as grandes vitórias.
O que não pode faltar na semana: esse é um ponto obrigatório.
Existem coisas que não podemos deixar de lado, tarefas que, mesmo sendo chatas, precisam ser feitas, como por exemplo: Lavar a louça, limpar a sala, retirar o lixo e etc. Sua Semana Ideal deve ter coisas “não tão legais assim”, porque precisam estar lá toda semana. Seus momentos são seus momentos: nem tudo é trabalho e você precisa de alguns momentos seus.
Não se esqueça de criar blocos de tempo na sua agenda que são momentos de descanso, para ler, tomar seu café da manhã tranquilo, ficar sentado na escada de casa com seus cachorros querendo brincar. Esses momentos são importantes para reflexão, para oxigenar a mente. Saiba que nem tudo dará certo: algo importante que eu preciso te dizer é que nem tudo que foi planejado dará certo. Você irá separar alguns espaços na agenda para determinadas tarefas, como por exemplo, ir à academia. Mas vão ter dias que você não vai conseguir cumprir com o que foi combinado.
O que fazer? Chorar? Colocar a culpa nos outros? Voltar a viver sem controlar seu tempo?
Não. Simplesmente tente trocar essa tarefa para outro horário do dia, e se não for possível, siga em frente e não vacile no próximo dia. Como diz Chico Pinheiro, apresentador de Telejornal, “É vida que segue!”.
Mas atenção: sua maior meta é não deixar que os problemas e vacilos modifiquem seu dia e sua Semana Ideal. Replaneje: tenha momentos na sua Semana para replanejar a sua Semana Ideal.
Ocorrerão mudanças em alguns momentos, mas você precisa ser forte e continuar focado em realizar a Semana Ideal. O replanejamento deve ser uma tarefa obrigatória todos os dias, é através dele que você vai ajustar seu trem nos trilhos e continuar com foco total em realizar as suas tarefas.
“Já observei que muitas pessoas progridem durante o tempo que outras perdem”.
Henry Ford, empresário norte americano (1863-1974)
