Dashboards: o que são e para que servem?

Na era digital a produção de dados e circulação de informações vem crescendo de forma exorbitante. Informações são muito importantes, não é mesmo? Mas quando contamos com informações em excesso e desorganizadas, sua funcionalidade e capacidade de auxiliar na tomada de decisão acaba por se perder.

Fazer a gestão de métricas, acessar e analisar informações organizadamente são umas das formas mais eficazes de monitoramento e cumprimento de metas, passos importantes para garantia de crescimento saudável do negócio.

Pensando nisso, surgiram os dashboards, capazes de oferecerem solução para esses problemas, ao passo que garantem eficiência na observação e vigília dos resultados por período específico.

Pensando, dentre outros pontos, na importância do acompanhamento inteligente dos dados para a tomada de decisões em uma empresa, a Coopbank preparou um artigo bem bacana com um resumo sobre dashboards, o que  são e como devem ser utilizados.

Vem com a gente!

Dashboards: o que são?

Um dashboard consiste em um painel capaz de apresentar os indicadores cruciais para que metas a serem estabelecidas e estipuladas para o sucesso do seu negócio. Uma vez que contempla uma série de informações, o recurso possibilita que se veja mais claramente o funcionamento macro dos processos, o que resulta em uma compreensão geral de como se desenvolve a produção.

Esse painel é desenvolvido mediante as necessidades da empresa, e é composto por  informações de suma importância, ou seja, indispensáveis, que são reunidas de maneira que todos os colaboradores tenham capacidade de compreendê-las. O grande diferencial desse mecanismo está nessa facilidade para visualização de informações estratégicas do empreendimento, o que facilita a vida dos gestores e dos colaboradores no que diz respeito às métricas, números e, por conseguinte, na toma de decisão.

Um dashboard bem feito pode relacionar toda uma equipe. Logo, os dados dispostos no painel precisam ser escolhidos visando os colaboradores que irão acessá-lo.

Dessa forma, utilizando esse mecanismo, é perfeitamente capaz que a equipe se mantenha conhecedora dos indicadores apropriados, uma vez que é possível reservar aos gestores os dados completos, principalmente aqueles considerados mais relevantes ou específicos e que podem gerar algum conflito de interesse entre colaboradores.

A partir de agora você acompanhará como formular um dashboard com a capacidade de permitir a existência de um bom fluxo da informação na instituição da qual você faz parte.

Tipos de dashboards

Como já dissemos, o dashboard pode agrupas todas as informações importantes para uma instituição/ empresa, porém isso pode variar conforme a sua função e com o nível organizacional de seus usuários.

Dessa forma, dentre os setores de produção, é possível que haja informações que percam a relevância de uma área para a outra — distinção que se faz mais visível dentre níveis hierárquicos diferentes

Destacamos dessa forma a existência de três tipos de dashboards:

• operacional;
• tático;
• estratégico;

Dashboard operacional

O Dashboard operacional contempla os indicadores que precisam ser acompanhados pela equipe com a finalidade de manter o desempenho operacional elevado. Esse permite a identificação de falhas e problemas nos processos vide os indicadores e deve ser disponibilizado para os seus operadores.

A medida em que o tempo passa e com ênfase em treinamentos adequados, a equipes terá a capacidade tornar mais rápida a tomada de decisão com o uso da análise dos dados disponibilizados, que precisam ser os mais precisos possíveis. A compilação descrita garante uma resposta acertada do colaborador e, nesse sentido, um atendimento eficiente e rápido ao cliente.

Se os colaboradores percebem que há um tempo de espera elevado e a taxa de desistência estão altos, eles percebem a existência de uma falha ou problema no eixo atendimento. Contando com o auxílio dos gestores, partem para o encontro de uma solução que tenha como finalidade aperfeiçoar essas taxas, automatizando alguma fase do processo da chamada ou através do treinamento, de forma a elevar a eficiência do atendimento humano.

 Dashboard estratégico

Esse dashboard reúne dados que possibilitam à alta direção da empresa reunir todos os recursos para alcance de objetivos que possuam a um prazo longo. O tipo de informação disponibilizada nesse painel é de cunho comparativo e, na maior parte do tempo, considera ainda dados de exercícios passados, que sejam capazes de apontar a forma como o negócio evolui.

O dashboard estratégico entrega informações macro que podem ser visualizadas por todos os colaboradores da empresa, mesmo que contando com menos detalhamento, Nessa caso vemos uma forma de envolver cada colaborador, apresentando-lhes o impacto do esforço de todos.

Nesse contexto percebe-se a existência e construção da noção de pertencimento, e, por conseguinte, a noção de engajamento. Dessa maneira, essa é uma ótima maneira de alavancar a comunicação interna e assim elevar a produtividade.

Dashboard tático

O Dashboard tático compila informações que permitem aos gestores mobilizarem os recursos para atingir objetivos de médio prazo. Se assemelham, portanto, ao estratégicos, porém salienta-se que esses são de uso e responsabilidade do alto escalão da empresa.

Esse dashboard – por ser mais complexo que o operacional – possibilita o cruzamento de informações relevantes que não só podem ocasionar mudanças operacionais, como também podem ser decisivas para a tomada de decisão. No caso do exemplo do atendimento, o gestor da área pode realizar a identificação se a lentidão do processo tem relação com o problema de pessoal ou de equipamentos e soluções tecnológicas.

No contexto descrito, ocorre a oportunidade de propor e implementar recursos que visam a otimização do atendimento, reduzindo e acabando com as falhas percebidas pelos atendentes de forma individual e de forma global pelo gerente.

Os gestores também acessam a informações gerais de demais departamentos que tem o poder de interferir nas atividades de sua área.

Essa acessibilidade é muito oportuna, vide o fornecimento de dados objetivos e seguros em tempo real, o que elimina a necessidade de longas reuniões entre departamentos que visem somente a apresentação, análise e troca de informações. Os encontros tornam-se, dessa maneira, muito mais focados em soluções do que em detectores de problemas.

Dashboards: por que utilizá-los?

O dashboard tem a capacidade de fornecer de forma rápida e simples, em um único painel, informações necessárias a todos, dos colaboradores até o topo da pirâmide: a alta gestão. Logo, há a seleção dessas informações mediante a relevância das mesmas para quem as utilizará, além, é claro, do nível de complexidades dos dados.

Vantagens no uso de dashboards para a diretoria e gestores

Informações estratégicas e sigilosas ficam nas mãos da alta diretoria, ao passo que os gestores recebem dados táticos que, organizados, podem antecipar problemáticas que podem detectadas pela análise preditiva.

Quando utilizam esse mecanismo – dashboard –, os membros do conselho podem contar com a tranquilidade de  acessarem somente os dados necessários à tomada de decisão, sem precisar de reuniões específicas para isso. Fora isso, contam com informações objetivas, corretas, sem chance de precisarem lidar com erros e desatualizações.

Por outro lado, os gestores também são beneficiados no uso do dashboard, já que através do uso desse mecanismo podem identificar padrões comportamentais, o que ajuda no sucesso na implementação de um procedimento operacional ou de gargalos, que podem ser resolvidos de maneira mais rápida.

O acesso facilitado a informações seguras ajuda ainda no desenvolvimento da equipe, já que o gestor pode fazer o acompanhamento da atuação de cada membro da equipe em tempo real, podendo abordá-los, passar feedbacks acertados e aplicar processos de melhoria adequados a cada operador que necessite.

E para os colaboradores, o que melhora?

O acesso aos dados sobre o próprio desempenho e o de todo o seu setor permite aos funcionários buscar sempre melhorar e evoluir em matéria de aumento e sua produtividade, com ênfase no cumprimento das metas colocadas pela empresa.

Dashboards podem auxiliar que áreas?

Isso pode te surpreender, mas todas as áreas de atuação podem fazer uso de dashboards e se beneficiarem com isso.

Quer saber um pouco mais sobre dashboards? Acompanhe a Coopbank, pois o próximo post também será sobre esse tema!