Medindo a produtividade da equipe e da empresa

Medindo a produtividade da equipe e da empresa: a importância desse processo para o crescimento das instituições.

Quando o assunto é empresariado, a intenção é a de sempre trabalhar em prol da redução dos custos em detrimento do aumento do retorno referentes ao negócio. Pensando nisso, você sabe o que fazer para atingir melhores resultados para sua empresa? A ideia de realizar mapeamentos é muito importante. Dentre esses mapeamentos, destacamos a medição da produtividade da equipe, que merece destaque.

Empresas que querem se destacar no mercado precisam estar atentas à produtividade dos colaboradores, indicador essencial ao crescimento e manutenção das empresas em uma boa posição em relação as suas concorrentes.

Medir e avaliar o rendimento dos seus processos consiste em um termômetro de suma importância para que o RH possa averiguar a eficiência da empresa de uma maneira geral. É preciso lembrar que, produzir não é o bastante, é necessário medir o quão produtivos os seus colaboradores são.

Os indicadores de produtividade, presentes na gestão de negócios, possibilitam a realização de medição da receita por colaborador. São realizadas ainda avaliações, quantificações, o balanço de quantos produtos ou serviços foram gerados, considerando-se uma quantidade de esforços empregados para tal.

Nesse artigo você conhecerá algumas práticas para medir a produtividade da sua equipe. Confira:

• Melhores práticas que possibilitam a medição da produtividade dos colaboradores

1. Grupo de colaboradores para avaliação

Se a empresa nunca mediu sua produtividade, é importante dar início a esse método e, de preferência, o exercendo com um grupo menor de colaboradores, que servirá como uma espécie de amostragem.

Você poderá observar, por exemplo:

• número de clientes atendidos/dia
• pedidos por hora
• tarefas planejadas X

É preciso definir o período em que registrará esses números:

• um dia;
• uma semana;
• um mês;
• um semestre;

É importante que o tempo aplicado viabilize uma amostragem mais segura sobre os números que você deseja ter acesso.  7 ou 30 dias são considerados tempos apropriados à essa análise. Uma vez que 24 horas pode ser considerado pouco tempo e 6 meses pode ser entendido como período extenso para que a avaliação seja considerada segura.

2. Tecnologia a seu favor

É importante utilizar a tecnologia a seu favor, por isso, para reduzir margem de erros de cálculos e acompanhar os índices de produtividade deve-se automatizar o registro de dados. O mercado oferece diversos sistemas para registrar processos e ações múltiplas e, no final, medir a eficiência deles, através do cruzamento de diversos indicadores que possibilitarão uma análise mais segura para direcionamento das decisões a serem tomadas.

Você também deve indicar a seus funcionários a utilização de aplicativos e ferramentas que possam auxiliar na produtividade e no bom andamento do trabalho. Invista em campanha interna de divulgação dessas ferramentas com a finalidade de ensiná-los e instruí-los da melhor maneira.

3. Fique de olho nos indicadores

Por ser uma nova estratégia aplicada na empresa, o pessoal responsável pela área de Recursos Humanos deve, em caráter inicial, realizar o acompanhamento dos indicadores de produtividade todos os dias. Com essa investigação diária será possível identificar aqueles rendimentos não satisfatórios e se atentar se esses números se relacionam a um grupo pequeno ou a grande parte dos colaboradores da corporação.

A partir daí, em um segundo momento, é válido convidar esses colaboradores que apresentam resultados insatisfatórios a um feedback. É importante apontar onde estão os erros e como é possível melhorar. A avaliação dos indicadores nos dias subsequentes deve continuar.

A área responsável pela gestão de pessoas deve tomar para si o papel de verificar se o colaborador está com problemas externos e o que a empresa é capaz de fazer para elevar a motivação e o engajamento dele e da equipe como um todo. Esse trabalho é importante porque funcionários motivados são sempre mais produtivos.

Quando as metas e resultados forem alcançados, é recomendado que haja uma definição, pela gerência, de uma periodicidade maior para o acompanhamento desses indicadores e resultados: por semana, quinzena ou mês.

4. Aponte os fatores a se considerar

Esse ponto pode variar dependendo do departamento da empresa.  Cada área requer um preparo, portanto é preciso considerar que não existe uma receita pronta que se encaixe para todas as áreas.

A área de compras, por exemplo, deve considerar e levantar o valor das mercadorias, do frete e como o estoque se comporta. Já a seção de produção, precisa se atentar aos acidentes ocorridos no ambiente de trabalho, à rotatividade, entre outras pertinências.

A equipe de vendas dá foco ao funil de vendas (por exemplo), aos leads gerados, às vendas concluídas, prazos de entrega, pagamento, além da margem de lucro envolvida em cada operação.

Portanto, cada área deve estabelecer os critérios específicos para a medição do desempenho de acordo com suas metas e afazeres, considerando tendências de mercado e os períodos do ano.

5. Quantidade e qualidade

Se o assunto é produtividade, imediatamente pensamos em produção maior feita em menos tempo. Mas, quando o assunto é fidelizar o cliente e fazer sua marca no mercado, a qualidade não pode, de maneira alguma, ser deixada de lado.

Quando o planejamento começa a ser realizado, é necessária a definição de parâmetros de qualidade, quantidade e tempo com os quais se pretende trabalhar para que cada tarefa seja executada ou cada produto/ serviço seja realizado. A partir de então, as metas e o padrão exigido devem ser partilhados com todos os envolvidos nesses processos.

A área de recursos humanos deve contribuir para que os funcionários sejam adequadamente treinados. Esse treinamento será essencial para que suas funções sejam desempenhadas eficiência máxima.

6. O benchmarking com outras empresas do setor é importante

Procure por companhias da mesma área que a sua e que possuam características gerais semelhantes aos seus (objetivos, meios, processos, etc).

É preciso fazer o benchmark com uma empresa do mesmo tipo que a sua. A troca só será efetiva dessa maneira.

Analise os meios aplicados e as boas práticas de outras corporações equivalentes a sua e assimile a vivência de sua empresa somente aquilo que puder auxiliar na melhora da eficiência e produtividade da mesma.

7. Coloque os indicadores de produtividade dos colaboradores no seu planejamento

Após esse processo se desenhar, você deve inserir os indicadores em seu planejamento. É necessário manter o monitoramento desses índices, mesmo que o negócio esteja atingindo números satisfatórios. Além disso, dê enfoque à práticas inovadoras, capazes de alavancarem ainda mais os resultados e reduzirem os custos.

Diversas instituições, quando percebem quedas em seus números, implementam ferramentas que visam medir a produtividade. Porém, quando o desempenho melhora, param de monitorar os índices. A partir disso, correm o risco de voltarem ao ponto inicial.

O monitoramento e a busca pela produtividade devem fazer parte da rotina administrativa do negócio, bem como outras áreas e funções. Aos poucos, esse processo se tornará rotineiro na vivência dos funcionários e da empresa.

A adoção dessas atitudes de vigília garantem colaboradores mais produtivos, clientes mais satisfeitos e empresa com metas e lucros alcançados.

Nesse sentido, considere sempre que a produtividade não depende somente de fatores internos, pois engloba aspectos externos que estão além do controle dos empregadores. No entanto, ela também está atrelada a questões comportamentais com os quais, na imensa maioria das vezes, a empresa pode contribuir de forma muito positiva.

Para que a trajetória seja de sucesso, você precisa considerar como andam:

• cultura corporativa;
• engajamento;
• clima organizacional;

Lembre-se de que você pode incorporar o índice que faz a medição do desempenho aos processos existentes. Através desses processos e da análise geral da instituição de seus números, poderá finalmente buscar novas alternativas que visem melhorar de forma definitiva a produtividade dos colaboradores.

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