Eficiência pode ser definida pela relação entre o tempo previsto e o tempo utilizado para realização de um trabalho. Essa relação está diretamente relacionada ao empenho e a maneira como estão comprometidos os colaboradores com a atividade que precisam desempenhar. É preciso se questionar: se a eficiência da equipe se deve aos colaboradores, de que maneira você, enquanto gestor, pode ser suporte para otimizá-la e gerar resultados satisfatórios?
Garanta a eficiência da sua equipe seguindo os 7 passos que separamos abaixo para vocês:
1 – Elenque metas e objetivos a serem buscados e partilhe-os com sua equipe
Partilhe as metas em objetivos individuais e delegue responsabilidades e prazos aos membros de sua equipe. A determinação do tempo para que cada colaborador realize uma atividade, facilita a cobrança da tarefa realizada em caso de atraso dos prazos.
Para definir metas, é essencial ter conhecimento sobre o tempo utilizado em cada etapa do processo de trabalho. A noção sobre essas etapas pode ser conseguida com o estudo e efetivo conhecimento desses processos, para que então sejam identificadas as capacidades e deficiências de cada colaborador e então definido o tempo médio para elaboração desses processos e medida a capacidade produtiva de sua equipe.
Conhecer o tempo adequado para realização de uma tarefa e o tempo gasto por cada colaborador na execução de atividades considerando suas limitações, garante uma melhor organização do cronograma de sua equipe em que pese sua eficiência.
2 – Evite reuniões desnecessárias
Construa uma rotina de reuniões com seu time. Esses encontros são importantes, pois é necessário atualizá-los sobre a evolução do trabalho e, além disso, escutá-los acerca de suas demandas e opiniões. Todavia, é importante se atentar para o fato de não realizar um número exaustivo de reuniões, pois elas reduzem tempo de trabalho do colaborador e podem perder o objetivo original quando realizadas de maneira frequente.
Faça uma avaliação sobre o que é imprescindível ser falado pessoalmente e aquilo que pode ser sintetizado e deliberado via e-mail. É válido evitar reuniões com muitos integrantes, pois elas podem ser mais longas e cansativas. Para que suas reuniões sejam mais produtivas, reúna-se em separado com os integrantes de sua equipe, sempre que possível.
3 – Organize seus recursos para que o trabalho seja executado
O colaborador precisa ter facilidade no acesso aos recursos necessários à execução de seu trabalho de forma satisfatória o que inclui a manutenção da organização do ambiente de trabalho.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Sociedade Brasileira de Coaching, feita em São Paulo no ano de 2016, um dos fatores principais que desestabilizam a produtividade de membros de equipes de trabalho é a forma como é organizado o espaço para realização de tarefas. Ou seja, além da organização da mesa, o desktop, ou área de trabalho virtual, deve ser também organizado, a fim de que o acesso a arquivos ocorra de forma ágil.
É preciso ainda se certificar de que seus colaboradores disponham de softwares e sistemas adequados à realização correta de suas tarefas. Você precisa ter ainda o controle necessário relativo à instalação de demais aplicativos que possam de alguma maneira causar dispersão aos membros da equipe.
4 – Delegue responsabilidades para ter liberdade
Deixe clara a autoridade de seus colaboradores frente à resolução de problemas e a autonomia que possuem para a realização de suas tarefas para que o medo de ultrapassar limites não se torne um desincentivo para que sua equipe assuma riscos ou tome decisões. Utilize as reuniões esporádicas para esclarecer e reforçar limites e autonomia.
5 – Invista em um programa de treinamento para seus funcionários
É importante investir em treinamento para novos e antigos funcionários. O treinamento e a reciclagem são necessários para que o funcionário entenda e atualize seus conhecimentos e os processos no interior da empresa, conhecendo suas responsabilidades. Colaboradores que não obtém orientação quanto a seus reais afazeres contribuirão efetivamente para a queda na produtividade.
6 – Explore com responsabilidade a questão do horário flexível
O horário flexível tratado com responsabilidade garante que seus colaboradores cuidem de suas questões pessoais respeitando o horário de trabalho.
Apresente a seus colaboradores os frutos de seu trabalho e cheguem a um acordo com eles sobre a forma de melhorá-lo. Aponte formas de organizar o trabalho com flexibilidade, dessa forma será possível delimitar a responsabilidade de cada colaborador de sua equipe e sua real produtividade. Fazendo isso, você poderá compreender de forma direta quais colaboradores se destacam em sua equipe e aqueles que necessitam ser consultados para elevarem sua produtividade.
7 – Relações interpessoais em sua equipe: esteja atento a elas
Aqueles colaboradores que não entregam suas atividades no prazo correto ou que não se sentem capazes de expressar suas preocupações e contribuições de forma direta por se sentirem reprimidos, reduzem a produtividade e colaboram para que a equipe se sinta desmotivada. Se faça presente em cada etapa do projeto para então reduzir problemas desse tipo. Mantenha a conversa com os colaboradores em dia sobre as tarefas que estão e a serem realizadas.
Por meio do auxílio de softwares de monitoramento e gestão, que projetam dados de produtividade individuais deixe claro aos seus colaboradores que o envolvimento deles no projeto em execução é crucial. Isso mostrará aos membros da sua equipe a relevância individual do trabalho de cada um deles.
Conhecidos, então, esses 7 passos, pode-se concluir que garantir a eficiência em suas equipes de trabalho tem a ver com a sua organização enquanto gestor e, também com sua capacidade de acompanhar de perto o trabalho e cotidiano de seu colaborador, sempre buscando melhorar as rotinas de trabalho da equipe e, consequentemente, seus resultados de produtividade.
Se você curtiu estas dicas, compartilhe com seus amigos.
